SENA SOFIA PLUS
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🔍Consultar Estado de Matricula aprendiz
Proceso de deserción por inasistencia a la formación
Es cuando el aprendiz deja de asistir al proceso formativo sin justificación válida, recuerde:
3 días continuos de inasistencia no justificada,
5 días no continuos de inasistencia injustificada durante toda la formación
Proceso
- Registro de inasistencias LMS SOFIA PLUS
- Llamado de atención 2 CORREOS
- Inicio de proceso de deserción ENVIO DE INFORME
Para realizar un proceso de deserción por inasistencia se debe tener en cuenta los siguientes puntos:
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Centro de Gestión de Mercados,
Logística y Tecnologías
de la Información
Lineamientos para deserción
Articulación con la Educación Media
Verificar la inasistencia
Confirmar que el aprendiz presenta 3 inasistencias continuas o 5 días no continuos en los registros de formación.
Contacto con el aprendiz
Enviar mínimo dos correos al aprendiz solicitando información sobre su inasistencia: https://docs.google.com/document/d/188Fl823QQMYChwp8SuTMMeffXCXF9KQn/edit.
Aplicar la Ruta de Retención
Brindar la oportunidad de justificar su inasistencia y ofrecer alternativas para continuar su proceso formativo.
Registrar evidencias
- Pantallazo legible de inasistencias en Sofía Plus
- Copia de los correos enviados
Diligenciar el informe de deserción
Completar el informe con los datos del aprendiz y las acciones realizadas.
Cargar la información
Subir el informe diligenciado junto con las evidencias en el enlace.
Seguimiento del proceso
El comité revisará el caso y gestionará la novedad en Sofía Plus.
COMITÉ NOVEDADES ACADÉMICAS.
Las novedades relacionadas con traslado de ficha, retiro voluntario y traslado de centro deben ser presentadas ante el Comité de Novedades Académicas de la Coordinación de Articulación. Este comité es el encargado de analizar cada caso y determinar la viabilidad de dar inicio al trámite correspondiente.
Las solicitudes de:
- Traslado de ficha
- Cambio de jornada
- Retiro voluntario
Deben estar debidamente firmadas por el aprendiz o, en su defecto, por su acudiente.
👉Una vez las solicitudes son evaluadas en comité, estas quedan registradas en un acta de la coordinación, la cual es remitida al área de novedades junto con los soportes aportados por el aprendiz.
Acuerdo 009 de 2024
Artículo 17. Tramite de novedades académicas y administrativas
Las novedades en trámites académicos y administrativos que requiera hacer el aprendiz ante la Entidad durante su proceso de formación tienen el siguiente paso a paso:
1. Registrar la solicitud novedad en el sistema de gestión académica.
2. Radicar la solicitud de la novedad a través de los canales institucionales de atención al ciudadano; dirigiendo dicha solicitud a la Subdirección del Centro de Formación.
https://oficinavirtualderadicacion.sena.edu.co/oficinavirtual/solicitudindex.aspx
3. El Centro de Formación, a través del Comité de Evaluación y Seguimiento, analiza la solicitud, con el fin de dar respuesta a las novedades radicadas por los aprendices en el término establecido y atendiendo al tipo de novedad.
4. El Comité de Evaluación y Seguimiento sesiona y elabora el acta de Comité, mediante la cual se analizan, estudian y se sugieren las soluciones de las novedades presentadas por los aprendices. El subdirector con su firma y fecha aprueba las recomendaciones del Comité, convirtiendo el acta de comité en acto académico administrativo.
📌TRASLADO FICHA: Es la solicitud formal que hace el aprendiz de formación laboral o tecnológica presencial virtual y a distancia para: que se le autorice continuar su proceso de formación, ya sea en programas de la misma red de conocimiento tecnológica; continuar en otro Centro de Formación, o en el mismo Centro de formación, pero en diferente jornada.
La coordinación académica analiza la viabilidad del traslado y hará la respectiva recomendación a la subdirección de centro. La aceptación del traslado está supeditada a que:
a) El grupo en el cual está matriculado el aprendiz y el grupo para el cual necesita trasladarse correspondan al mismo programa o sean de la misma red de conocimiento o tecnológica, al mismo tipo de oferta (de abierta a abierta, o de cerrada a cerrada) y en la misma o anterior fase de ejecución del programa.
b) El aprendiz haya realizado como mínimo el primer trimestre de su formación.
c) El aprendiz tenga los juicios evaluativos correspondientes a la formación que haya aprobado y registrados en el sistema de gestión académica administrativa.
d) El aprendiz no tenga sanciones académicas ni disciplinarias vigentes.
e) Haya disponibilidad de cupo en el programa de formación al cual se va a trasladar.
📝RETIRO VOLUNTARIO: Es la solicitud formal que hace el aprendiz de formación laboral o tecnológica, en cualquiera de sus modalidades (presencial, virtual o a distancia) o estrategias de oferta (articulación con la media) para que se le autorice el retiro definitivo del programa de formación. Dicha solicitud debe radicarse de conformidad con lo establecido en este reglamento.
Esta solicitud será resuelta por el Coordinador académico, a fin de analizar a profundidad las causas del retiro y agotar las diferentes posibilidades tendientes a lograr la permanencia del aprendiz en la formación; en caso contrario se realiza la respuesta y se registra la novedad de esta decisión como acto académico administrativo en el aplicativo.
La solicitud de retiro voluntario del programa de formación, que no cuente con causas justificables se constituirá en una falta grave por parte del aprendiz, por lo tanto, la novedad que se registre será la de cancelación de la matrícula.
Las causales justificables de retiro voluntario, las cuales deben contar con el soporte correspondiente que las acredite:
a) Incapacidad médica igual o superior a veinte (20) días expedida por la entidad promotora de salud - EPS correspondiente o por médico competente.
b) Licencia de maternidad o paternidad expedida por la entidad promotora de salud – EPS correspondiente o por médico competente.
c) Calamidad doméstica.
d) Asuntos judiciales.
e) Prestación del servicio militar.
📨TRASLADOS DE CENTRO: la coordinación académica del Centro del origen proyecta comunicación para que la respectiva Subdirección la radique y envíe a la Subdirección del Centro destino, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud, anexando la comunicación del aprendiz. La coordinación académica del Centro de destino analiza la solicitud, verifica requisitos y prepara respuesta para que la respectiva Subdirección envíe comunicación radicada a la del Centro origen dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. La Subdirección del Centro de origen le informará al aprendiz la decisión, mediante comunicación radicada dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta del Centro de destino.
Ejemplo: si el aprendiz Pepito Pérez se encuentra en formación en el programa técnico de Operaciones Logísticas, ficha XXXXX, en el Centro de Servicios Financieros, es en este centro donde debe radicar su solicitud de traslado. A partir de allí, el Centro de Servicios Financieros iniciará el trámite correspondiente y remitirá la solicitud al Centro de Gestión de Mercados.
Por el contrario, si el aprendiz desea trasladarse desde el Centro de Gestión de Mercados hacia el Centro de Servicios Financieros, deberá radicar la solicitud en el Centro de Gestión de Mercados, ya que este corresponde al centro de origen donde actualmente se encuentra en formación.
https://oficinavirtualderadicacion.sena.edu.co/oficinavirtual/solicitudindex.aspx
COMITÉ DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
CAPÍTULO V.
RÉGIMEN DE FALTAS, MEDIDAS FORMATIVAS, DISCIPLINARIAS Y SANCIONATORIAS
Artículo 40. Las medidas disciplinarias, formativas, académicas y/o sancionatorias Las medidas disciplinarias, formativas, académicas o sancionatorias se aplicarán de acuerdo con la tipificación de la falta cometida por el aprendiz SENA; las cuales tienen por objeto establecer el régimen sancionatorio aplicable. Este régimen comprende la tipificación y clasificación de las faltas, el procedimiento sancionatorio, y los demás aspectos necesarios para la adecuada aplicación de las medidas disciplinarias, formativas, académicas y sancionatorias estipuladas en el presente reglamento, de acuerdo con el comportamiento de los aprendices del SENA en todos los Centros de Formación, sedes y subsedes así como en ambientes de formación y espacios externos, en donde participen los aprendices en actividades propias o en representación de la Institución.
Artículo 41. Faltas
Se consideran faltas las acciones u omisiones del aprendiz que alteran el normal desarrollo de la formación, la convivencia en la comunidad educativa SENA, el desempeño académico propio o de sus compañeros, las que configuren incumplimientos a sus deberes o prohibiciones, y que originan la necesidad de una medida disciplinaria, formativa, académica o sancionatoria.
1. LAS FALTAS ACADÉMICAS: Están relacionadas directamente con las actuaciones u omisiones del aprendiz con relación al cumplimiento de los deberes de índole académico. Al presentarse la falta, se aplican medidas formativas, académicas o sancionatorias.
2. LAS FALTAS DISCIPLINARIAS. Están relacionadas directamente con factores comportamentales del aprendiz, constituye falta disciplinaria, y, por lo tanto, da lugar sanción disciplinaria correspondiente la incursión en cualquiera de las conductas previstas en este acuerdo, que conlleven incumplimiento de deberes o prohibiciones.
MEDIDAS FORMATIVAS ACADÉMICAS. Son medidas adoptadas por el SENA, de carácter pedagógico, para garantizar el logro de los resultados de aprendizaje. Se adoptan con el fin de prevenir el abandono del proceso formativo, favorecer la permanencia en el proceso y para lograr avances académicos acordes con el desarrollo del programa de formación. Son medidas formativas académicas las siguientes:
a) Llamado de atención académico. Los llamados de atención deben ser por escrito, el aprendiz puede recibir hasta dos (2) llamados de atención por fase del proyecto formativo, por parte de los instructores integrantes del equipo ejecutor, para alcanzar el o los resultados de aprendizaje.
👉El segundo llamado de atención debe ir acompañado de orientaciones académicas escritas basadas en estrategias pedagógicas que le permitan al aprendiz superar el resultado de aprendizaje y acatarlas de modo inmediato. Las orientaciones académicas no son planes de mejoramiento.
b) Plan de mejoramiento. Agotados los dos (2) llamados de atención académicos realizados previamente al aprendiz, se establece un plan de mejoramiento como medida formativa académica para garantizar el logro del o de los resultados de aprendizaje que no fueron superados. Este se establece a través de un documento elaborado por el instructor o el equipo ejecutor, que debe firmar el aprendiz y el coordinador académico, el cual debe contener el o los resultados de aprendizaje que no han sido superados. También debe incluir las actividades de aprendizaje y las evidencias de conocimiento, desempeño y producto que debe presentar el aprendiz para superar los resultados de aprendizaje. Debe ejecutarse en el tiempo que indique el instructor o el equipo ejecutor, sin que supere el término de veinte (20) días calendario, contados a partir de la fecha de suscripción del plan de mejoramiento y sin que supere la fecha final de la fase del proyecto. La verificación de este plan será responsabilidad del instructor o equipo ejecutor del grupo. El plan de mejoramiento no requiere acta.
Parágrafo 1. El número máximo de planes de mejoramiento académico es de dos (2) por fase del proyecto formativo o módulo de la etapa lectiva y dos (2) por etapa productiva.
Parágrafo 2. Es responsabilidad del instructor o equipo ejecutor hacer acompañamiento al aprendiz durante el desarrollo de las actividades establecidas en el plan de mejoramiento académico.
Parágrafo 3. Toda medida formativa académica con sus respectivas evidencias debe consignarse en el formato que la entidad tiene establecido para el efecto y debe ser archivado en una carpeta digital en custodia de la coordinación académica del centro de formación.
Parágrafo 4. Cuando el aprendiz no cumple con lo establecido en el plan de mejoramiento, se lleva a comité de evaluación y seguimiento quienes definirán las medidas sancionatorias aplicar, según como esté previsto en este Reglamento.
Ejemplos
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CASO 1: DE INDOLE ACADÉMICO: el aprendiz Pepito Pérez, no presenta GUIA 1, Y GUIA 2.
El instructor procede a llevarlo al comité de evaluación y siguiente que es programado en fechas especificas por la coordinación de articulación
Para el trámite correspondiente, se debe allegar la siguiente documentación:
1. Formato “Informe o Queja”: documento en el cual el instructor expone las razones por las que remite al aprendiz (nombre completo, identificado con CC/TI No. XXXXXXXX, ficha XXXX, colegio XXXXX). En este informe se deben detallar los hechos, indicando las fechas del primer llamado de atención con su respectivo plan de mejoramiento, así como del segundo llamado de atención, igualmente acompañado de su plan de mejoramiento.
2. Planes de mejoramiento: se deben adjuntar los dos (2) planes de mejoramiento mencionados en el informe, correspondientes a cada uno de los llamados de atención realizados al aprendiz.
3. Primer correo de notificación: copia en formato PDF del correo enviado al aprendiz, en el cual se le notifica el primer llamado de atención y se adjunta el plan de mejoramiento, indicando la fecha establecida para su entrega. Este también debe haber sido enviado al correo del aprendiz que tiene registrado en la plataforma SofiaPlus, a su acudiente y al docente enlace del colegio.
4. Segundo correo de notificación: copia en formato PDF del segundo correo enviado al aprendiz, en el cual se le notifica el segundo llamado de atención y se adjunta el respectivo plan de mejoramiento, indicando la fecha de entrega. Este también debe haber sido enviado al correo del aprendiz que tiene registrado en la plataforma SofiaPlus, a su acudiente y al docente enlace del colegio.
5. Formato en Excel de la Coordinación de Articulación: archivo suministrado por la coordinación, en el cual se deben diligenciar de manera obligatoria los datos del instructor que realiza el reporte, así como la información del aprendiz y su acudiente.
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CASO 2: DE INDOLE DISCIPLINARIO: el aprendiz Pepito Pérez, presento una incapacidad de su EPS FALSA.
En este caso es necesario que inmediatamente se le informe al colegio, se le haga por lo menos un llamado de atención escrito. y se remita al Comité de evaluación y seguimiento
Para el trámite correspondiente, se debe allegar la siguiente documentación:
1. Formato “Informe o Queja”: documento en el cual el instructor expone las razones por las que remite al aprendiz (nombre completo, identificado con CC/TI No. XXXXXXXX, ficha XXXX, colegio XXXXX). En este informe se deben detallar los hechos, indicando claramente la situación presentada.
2. Llamado de atención escrito: copia del llamado de atención que el instructor realizó al aprendiz en el momento en que se presentó la situación.
3. Soporte de notificación por correo electrónico: en caso de haber sido notificado por este medio, se debe adjuntar en formato PDF el correo enviado al aprendiz (al correo registrado en la plataforma SofiaPlus), así como a su acudiente y al docente enlace del colegio.
4. Documento o incapacidad presentada: copia de la incapacidad o documento que el instructor haya detectado como presuntamente falsificado.